Wat zijn de bewaartermijnen van persoonsgegevens van sollicitanten?
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is sinds 2018 van kracht. Het uitgangspunt blijft dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan strikt noodzakelijk voor het doel van de verwerking.
Persoonsgegevens medewerkers
De meeste persoonsgegevens van medewerkers mag je 2 jaar bewaren. Dit geldt o.a. voor de arbeidsovereenkomst, beoordelingen, afspraken over promotie, etc.
Gegevens over ziekteverzuim mag je ook tot 2 jaar na dienstverband bewaren, tenzij deze gegevens langer nodig zijn omdat er sprake is van een arbeidsconflict of een geschil over de toekenning van een arbeidsongeschiktheidsuitkering.
Loonbelastingverklaring (5 jaar), kopie ID-bewijs (5 jaar) en salarisgegevens (7 jaar) mag je langer bewaren. Dat geldt ook voor een paar andere zaken en dat heeft te maken met de bewaartermijn vanuit de Belastingdienst.
Persoonsgegevens sollicitanten
Indien een sollicitant niet wordt aangenomen, dienen de persoonsgegevens van de sollicitant na maximaal vier weken na het afloop van de sollicitatieprocedure te worden verwijderd of vernietigd. Het is toegestaan om ze langer te bewaren -bijvoorbeeld omdat je een andere passende vacature verwacht- maar dan moet je de sollicitant om toestemming vragen. De sollicitant moet schriftelijk akkoord geven om zijn of haar gegevens langer te bewaren en dit mag dan maximaal 1 jaar. Als er een goede reden is om ze na dat jaar nog steeds te bewaren, dan dien je opnieuw toestemming te vragen.
Welke persoonsgegevens gaat het om?
Bij de persoonsgegevens van sollicitanten gaat het o.a. om:
- het CV;
- de motivatiebrief;
- een sollicitatieformulier;
- diverse correspondentie;
- diploma;
- assessments, testen, psychologisch onderzoek, etc.;
- bewijs van goed gedrag (VOG);
- getuigschriften en referenties.
Hoe zorg ik als werkgever dat het niet fout gaat?
- Breng de wervings- en selectieprocedure in kaart, evenals de gegevens die hierbij worden gevraagd aan de sollicitant. Vraag je hierbij af of je al deze gegevens nodig hebt voor de sollicitatieprocedure. Pas de procedure hier eventueel op aan;
- Sla de gegevens van de sollicitanten op zo min mogelijk plaatsen op;
- Zorg voor aantoonbare, schriftelijke toestemming van de sollicitant als je zijn of haar gegevens in portefeuille wil houden;
- Label de gegevens met bewaartermijnen, zodat je ze tijdig kunt vernietigen.
